Офіційний веб-сайт Державної податкової адміністрації України

25 березня 2008

ПОРЯДОК

роботи з програмним забезпеченням по формуванню податкової звітності в електронному вигляді

Даний програмний продукт призначений для формування податкової звітності в електронному вигляді у форматі Extensible Markup Language (XML) згідно наказу Державної податкової адміністрації України від 3 травня 2006 року № 242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків».

Метою створення даного програмного продукту було надання можливості швидкого формування податкової звітності в електронному вигляді, з дотриманням правил структурного контролю та проведенням камеральної перевірки.

На виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 6 лютого 2008 року №262-р Про заходи щодо удосконалення системи адміністрування податку на додану вартість режим формування розшифровки податкового кредиту та податкових зобов’язань в розрізі контрагентів знаходиться в пункті 11.

1. Вимоги до технічного забезпечення

Для нормального функціонування даної програми необхідно:

1.1. Операційна система Microsoft Windows 98/ME/2000/XP

1.2. Microsoft Internet Explorer 6.0

1.3. Microsoft XML Parser 4.0 (Microsoft XML 4.0 SP2)

1.4. Java 2 Platform Standard Edition Runtime Environment 5.0 (або вищої версії)

1.5. Adobe Acrobat Reader 5.0 (або вищої версії)

2. Запуск програмного забезпечення

Для роботи з програмним забезпеченням запустити на виконання файл MAIN.HTA (по замовчанню знаходиться в C:\opz\). Після запуску з’являється вікно рис. 1:

Рис.1 Запуск програмного забезпечення

3. Основні етапи роботи

В основу інтерфейсу покладені принципи роботи звичного текстового редактора. Тобто всі режими розподілено на чотири основні групи :

3.1. Основна робота з документом

3.1.1. Створення нового документу

3.1.2. Завантаження збереженого раніше документу

3.1.3. Збереження документу

3.1.4. Збереження всіх відкритих документів

3.1.5. Закрити всі відкриті документи

3.1.6. Друк документу

3.2. Контроль заповнення документу

3.2.1. Перевірка структури документа (згідно відповідної схеми контролю xsd)

3.2.2. Камеральна перевірка документа (арифметичний контроль введених значень згідно правил заповнення форми)

3.3. Робота з нормативно – довідковою інформацією

3.3.1. Перегляд довідника документів

3.3.2. Перегляд довідника інспекцій

3.3.3. Перегляд довідника версій документа

3.3.4. Перегляд довідника термінів подачі документа

3.3.5. Перегляд довідника контрагентів

3.3.6. Перегляд довідника працюючих

3.3.7. Перегляд наказу ДПА України від 03.05.2006 № 242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків»

3.3.8. Перегляд правил заповнення документу

3.4. Сервісні функції

3.4.1. Настройка персональних параметрів

3.4.2. Автозаповнення документу

3.4.3. Синхронізація журналу документів

3.4.4. Перегляд журналу документів

3.4.5. Формування реєстру податкових накладних

3.4.6. Заповнення документа на основі реєстру податкових накладних

4. Настройка персональних параметрів

Після запуску програми необхідно у режимі “Сервіс” – “Персональні параметри” (або натиснути кнопку ), заповнити форму з реєстраційними реквізитами платника (див. рис. 2). Надалі ці дані автоматично заносяться до шапки документів (у разі згоди).

Рис.2 Персональні параметри

Далі необхідно указати шляхи до директорії (рис. 3), у якій будуть зберігатися підготовлені документи; до директорії, де будуть формуватися документи сформовані для друку та до директорії, до якої будуть копіюватись документи, підготовлені для відправки. За замовчуванням ці директорії знаходяться всередині каталогу, у якому установлено програмне забезпечення (наприклад, C:\opz\).

Рис.3 Шляхи до директорій

Крім того, у вікні персональних настройок існує можливість відключити автоматичне заповнення документу згідно правил арифметичного контролю, а також відключити автоматичну підготовку документа на відправку при його збереженні.

Існує можливість зберігати декілька варіантів настройок персональних параметрів (підготовлювати звітні документи для декількох платників податків). Для цього, у вікні персональних настройок, необхідно натиснути кнопку «Додати», з’являється нове вікно «Персональних настройок», заповнюються дані, та зберігаються. У разі потреби зберігати файли підприємств в різних місцях, необхідно у директоріях (наприклад, C:\OPZ\XML\, C:\OPZ\OUTPUT\, C:\OPZ\SEND\) відкрити папки для підприємств (наприклад, TEST та інш.), та в персональних настройках у відповідних шляхах дописати путь (рис. 4) та зберегти дані.

Рис.4 Шляхи до директорій

Для видалення персональних настройок необхідно скористатися кнопкою «Видалити».

5. Створення нового документу

Необхідно обрати пункт меню «Документ» – «Новий…» (або натиснути кнопку ).

У модальному вікні (рис. 5) вказуються всі параметри нового документа, а саме: тип звітного документа, звітний місяць (або квартал), звітний рік. Перелік доступних звітних документів обмежується, вказаним у персональних настройках, типом особи, а також переліком документів, що відмічені для роботи у режимі «Довідники» – «Довідник документів» (кнопка ).

Рис.5 Параметри документу

У разі підтвердження пропонується форма звітного документа та пропозиція заповнити заголовок документу (рис. 6).

Рис. 6. Заголовок документу

Якщо натиснути ОК, заповнюється заголовок документу (рис. 8) даними, які описані у пункті 4, у разі відмови заголовок не заповнюється.

Якщо документ має додатки, пропонується їх відкрити (рис. 7)

Рис. 7. Відкриття додатків

Рис.8 Створення документу з додатками

При необхідності зміни типу документу або інше (наприклад, звітний, звітний консолідований, звітний новий) необхідно навести курсор миші на відповідне поле позначене «Х», натиснути ліву кнопку, після цього позначка «Х» зникне, поля цієї групи набудуть кольору (рис. 9), після цього поставити відмітку в необхідному полі.

Рис. 9 Зміна типу документу

Далі заповнюємо документ, поля помічені темнішим кольором заповнюються автоматично (рис. 10) (у разі, якщо, в персональних настройках (п. 4) установлено «так» у відповідному полі або натиснута кнопка ). У разі необхідності внести значення, відмінне від розрахункового, необхідно в настройках автозаповнення встановити «ні» або віджати кнопку )

Рис. 10 Авторозрахунок

6. Перевірка документа

Існує два типи перевірки документа :

§ Камеральна перевірка. Даний тип перевірки проводиться згідно правил заповнення даної форми та правил арифметичного контролю. Викликається з пункту меню «Контроль» – «Камеральна перевірка» або натисканням кнопки .

Якщо звітність заповнена з помилками, з’явиться повідомлення з переліком цих помилок та помилкове поле набуде червоного кольору (наприклад, рис. 11).

Рис.11 Перелік помилок

§ Перевірка структури (згідно схеми даних, що міститься у відповідному файлі xsd). Викликається з пункту меню «Контроль» – «Перевірка структури» або натисканням кнопки .

Помилки з’являються у разі незаповнення обов’язкового поля в документі (наприклад, невизначено тип документу: звітний, новий звітний) або значення поля не відповідає його типу (наприклад, в числовому полі введено літери).

7. Збереження документа

Для збереження документу необхідно обрати пункт меню «Документ» –Зберегти…» або натиснути кнопку .

У запропонованій формі уточнюються параметри звітної форми (див. Рис.12),

Рис. 12 Уточнення параметрів звітної форми

після чого формується xml документ (рис. 13) та зберігається в директорії, яка вказана в персональний настройках як шлях до збереження файлів.

Рис.13 Збереження документу

Ім’я файлу для даного документу формується згідно вимог Формату електронної звітності (наказ № 242), а саме :

<i>Схема формування назви файлу</i>

Рис.14 Формування імені файлу

Наприклад : 23010000111111 j01001090001062007.xml

Про кожний збережений документ заноситься запис до файлу журналу, що знаходиться у піддиректорії \log.

Далі пропонується підготувати документ для відправки (рис. 15), у разі позитивної відповіді підготовлений документ зберігається у відповідній директорії (п.4) (рис.16).

Рис.15 Підготовка документу

Рис.16 Збереження підготовленого документу

8. Завантаження збереженого документа

Для завантаження документу, який був раніше збережено, необхідно обрати пункт меню «Документ»-«Відкрити…» або натиснути кнопку . Після чого буде запропоноване діалогове вікно, що містить журнал збережених документів (рис. 17).

Рис. 17 Відкриття збереженого документу

!!! Звертаємо вашу увагу, що ви зможете відкрити лише звітні документи того платника, код якого указано у персональних настройках. При необхідності відкрити документи іншого платника (для якого заповнено персональні параметри) необхідно обрати того платника (п. 4).

Для відкриття документів, які створені за допомогою інших програмних продуктів у форматі XML, необхідно:

8.1. Скопіювати XML-файл(и) у директорію, наприклад, С:\OPZ\XML\ або іншу, яка вказано в персональних параметрах як шлях до збереження файлів (п. 4);

8.2. Обрати пункт меню «Сервіс» – «Синхронізація журналу документів…»

Рис. 18 Синхронізація журналу

8.3. Обрати пункт меню «Документ»-«Відкрити…» або натиснути кнопку . В переліку з’являться відповідні документи.

!!! Звертаємо вашу увагу, що синхронізація журналу проводиться для того платника, який вказаний в персональних настройках.

9. Друк документа

Для печаті документу необхідно обрати пункт меню «Документ»-«Друк…» або натиснути кнопку . З’явиться вікно (рис. 19)

Рис.19

Після цього на основі відкритого документа, в директорії, яка визначена в персональних настройках як шлях до документів, підготовлених для друку (п. 4), сформується готовий для друку PDF – файл (рис.20).

Рис.20 Збереження файлу для друку

Далі пропонується відкрити документ (рис.21)

Рис.21 Пропозиція відкрити документ для друку

У разі позитивної відповіді даний документ відкривається програмою перегляду PDF файлів - Adobe Acrobat Reader і друк документу виконується з цієї програми.

9. Формування реєстру податкових накладних

Реєстр податкових накладних формується на основі xml-файлів податкових накладних, які створено програмним забезпеченням по формуванню податкової звітності та збережено у директорії, яка вказана в персональний настройках як шлях до збереження файлів, та на основі журналу збережених документів. Якщо xml-файли сформовані іншим програмним забезпеченням, їх необхідно скопіювати до вище названої директорії та виконати синхронізацію журналу (пункти 8.1-8.3).

Після цього необхідно обрати пункт меню «Сервіс»-«Формування реєстру податкових накладних». Далі створюється документ, аналогічно п.5. (Для прискорення внесення даних бажано відмінити авторозрахунок, а після формування знову його включити.)

Також необхідно вказати період, за який створюється документ (рис.22)

Рис.22 Період, за який створюється реєстр накладних

Робота з цим документом аналогічна роботі з новими документами.

10. Формування Декларації з ПДВ на основі реєстру податкових накладних

Для формування податкової декларації з ПДВ необхідно створити нову декларацію з ПДВ відповідного періоду, обрати пункт меню «Сервіс»-«Заповнення документу на основі реєстру податкових накладних», вибрати з журналу документів реєстр відповідного періоду, на запитання «відкрити документ» відповісти «ОК», дані реєстру перенесуться до декларації.

11. Формування розшифровки податкового кредиту та податкових зобов’язань в розрізі контрагентів

Необхідно обрати пункт меню «Документ» – «Новий…» (або натиснути кнопку ). Вибрати декларацію по ПДВ.

У разі підтвердження пропонується форма звітного документа та пропозиція заповнити заголовок документу (рис. 23).

Рис. 23. Заголовок документу

Якщо натиснути ОК, заповнюється заголовок документу (рис. 25) даними, які описані у пункті 4, у разі відмови заголовок не заповнюється.

Якщо документ має додатки, пропонується їх відкрити (рис. 24)

Рис. 24. Відкриття додатків

Після відкриття додатків необхідно вибрати додаток J02151 (розшифровки податкових зобов’язань та податкового кредиту в розрізі контрагентів)

рис. 25

В таблицях стати на відповідне поле, з’явиться кнопка вибору контрагентів (рис.26). Натиснувши кнопку з’явиться довідник. Вибір контрагента можливий по індивідуальному податковому номеру.

рис. 26

12. Довідники

В пункті меню «Довідники» знаходяться:

12.1. Довідник інспекцій ()

12.2. Довідник документів ()(у довіднику можливо відмітити лише ті документи, які використовує платник, тоді при створенні нового документу, в переліку будуть знаходитись тільки відмічені в довіднику документи)

12.3. Довідник версій документів ()

12.4. Довідник термінів подачі документів ()

12.5. Довідник контрагентів

12.6. Довідник працюючих

12.7. Наказ ДПА України від 03.05.2006 № 242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків»

12.8. Правила заповнення відкритого документу ()

Існує можливість ведення довідника контрагентів (податкові накладні та реєстр податкових накладних)

В шапці документу (або в таблицях) стати на відповідне поле, з’явиться кнопка вибору контрагентів (рис.27). Натиснувши кнопку з’явиться довідник (рис.28), який можна змінювати (редагувати, додавати, видаляти контрагентів) (робота зі рядками описана в п.12), в довіднику діє сортування (кнопка , ) В довіднику вибираємо необхідний запис натискуємо Enter (або ліву кнопку миші).

Рис. 27 Робота з довідником контрагентів

Рис. 28 Робота з довідником контрагентів

Аналогічно працюють із довідником працюючих, який використовується в «Податковому розрахунок сум доходу нарахованого (сплаченого) на користь платників податку і сум утриманого з них податку ( Форма № 1 ДФ). Порядок занесення та видалення даних такі ж самі, як і при роботі з довідником контрагентів.

13. Робота з документами, яки мають необмежену кількість рядків

Встановіть курсор в полі таблиці, з’явиться меню роботи з таблицями (рис.29)

Для додавання або видалення рядка в таблиці потрібно стати в першу колонку – з’явиться фіолетова стрілка натиснути ліву кнопка миші – виділиться рядок (рис.30):

скопіювати рядок